Voorwaarden en juridische documenten

De algemene voorwaarden voor zakelijke klanten gelden voor elke offerte, overeenkomst, levering en dienst van Ekoon aan een onderneming in de zin van artikel I.1, 1° van het Wetboek van economisch recht (WER). Ze bestaan uit een algemeen deel, bijzondere bepalingen per vakgebied (EkoonAI, EkoonApps, EkoonWeb, EkoonFlow en EkoonICT) en gemeenschappelijke bepalingen, onder meer over aansprakelijkheid, vertrouwelijkheid en persoonsgegevens.

De algemene voorwaarden voor particuliere klanten gelden wanneer u als consument handelt, dus voor doeleinden die buiten uw handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit vallen (art. I.1, 2° WER). Ze gelden onder meer voor herstellingen, support aan huis, custom pc's en websites voor privégebruik. Ze doen geen afbreuk aan de rechten die de wet u als consument dwingend toekent.

Twijfelt u of u als onderneming of als particulier koopt, bijvoorbeeld omdat u een toestel zowel privé als voor uw zaak gebruikt? Laat het ons weten voor u de offerte aanvaardt. Een aankoop die hoofdzakelijk voor uw beroepsactiviteit is, valt onder de zakelijke voorwaarden. Een offerte op naam van een onderneming of met een btw-nummer geldt in de regel als zakelijke offerte; wie volgens de wet consument is, behoudt altijd de bescherming van de voorwaarden voor particulieren.

De licentievoorwaarden gelden voor alle resultaten waarop intellectuele rechten rusten: software, broncode, websites, ontwerpen, apps, automatisaties, AI-toepassingen, documentatie en de onderdelen die Ekoon in meerdere projecten gebruikt (Ekoon-componenten). Ze gelden voor zakelijke en voor particuliere klanten; artikel 21 van de licentievoorwaarden bevat de regels die alleen voor particulieren gelden. Voor alles wat intellectuele eigendom en licenties betreft, gaan de licentievoorwaarden voor op de algemene voorwaarden. Een offerte of bijzondere overeenkomst kan er uitdrukkelijk van afwijken.

Hoe het eigendom geregeld is, in één alinea: Ekoon blijft eigenaar van de software en de ontwerpen die zij maakt. Na volledige betaling krijgt u een exclusieve, eeuwigdurende en onherroepelijke licentie op wat Ekoon speciaal voor u maakte, met de broncode, het recht om het aan te passen en door anderen te laten aanpassen, en het recht om het mee over te dragen als u uw zaak overdraagt. Wilt u liever de eigendom zelf, dan kan dat met de overdrachtsoptie in de offerte, tegen een afzonderlijke prijs. De details staan in de licentievoorwaarden.

Deze documenten staan op de website, met een eigen pagina en een PDF:

Twee pagina's zijn vooral formulieren: Privacyverzoek, om uw rechten over uw persoonsgegevens uit te oefenen, en Overeenkomst herroepen, waarmee u als consument een overeenkomst op afstand of buiten onze verkoopruimte binnen 14 dagen herroept. Ook hun uitleg kunt u als PDF bewaren (privacyverzoek, herroepen), net als het modelformulier voor herroeping.

Deze documenten krijgt u samen met de offerte of het bestek, voor zover ze op uw opdracht van toepassing zijn. U ondertekent ze in het klantportaal of ontvangt ze als bijlage:

Wilt u een van deze documenten lezen voor u een offerte vraagt? Stuur een e-mail naar info@ekoonict.com en u krijgt het model, zonder verplichting.

Bij tegenstrijdigheid geldt de rangorde uit de algemene voorwaarden: eerst een bijzondere overeenkomst, dan de offerte of het bestek, dan de bijlagen, en dan de algemene voorwaarden. De verwerkersovereenkomst gaat voor op alles wat persoonsgegevens betreft, de Bijlage DORA op de onderwerpen die ze regelt, en de licentievoorwaarden op alles wat intellectuele eigendom en licenties betreft.

Op een overeenkomst is de versie van toepassing die in de offerte of het bestek vermeld staat: de versie die gold op de datum van die offerte of dat bestek. Sluit u een overeenkomst zonder offerte of bestek, bijvoorbeeld een herstelling die u online aanvraagt, dan geldt de versie van de dag waarop u ze sluit. Het versienummer staat in de offerte, in het bestek en in het ondertekende document in het klantportaal. U vindt dezelfde versie terug in het archief op deze pagina.

Een nieuwe versie geldt voor offertes en bestekken met een datum vanaf de ingangsdatum, en voor overeenkomsten die zonder offerte of bestek vanaf die datum worden gesloten.

Voor lopende overeenkomsten met terugkerende diensten (zoals hosting, onderhoud, support of een abonnement) kan Ekoon een nieuwe versie alleen toepassen om een geldige reden, zoals een wetswijziging, een nieuwe dienst of een wijziging bij een leverancier, en alleen op de manier die de voorwaarden zelf bepalen. Zakelijke klanten krijgen de wijzigingen minstens 60 dagen vooraf schriftelijk en kunnen de betrokken dienst dan kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Voor particuliere klanten gelden de regels in de voorwaarden voor particuliere klanten en de wet; een wijziging in uw nadeel geldt nooit zonder dat u ze vooraf kon kennen en de overeenkomst kosteloos kon beëindigen.

Wijzigingen die alleen in uw voordeel zijn of die de wet oplegt, kunnen sneller ingaan.

Hoe we wijzigingen aankondigen:

• de nieuwe versie staat vóór de ingangsdatum op deze pagina, met een korte lijst van de belangrijkste wijzigingen (artikel 4);
• klanten met een lopende overeenkomst krijgen een e-mail en een melding in het klantportaal, met de nieuwe tekst als bijlage of link;
• de vorige versie blijft in het archief staan.

De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van versie 2026-10:

• Nieuwe licentievoorwaarden. De regels over eigendom en gebruik van software, websites, apps, automatisaties en AI-toepassingen staan nu in één document. Standaard blijft Ekoon eigenaar en krijgt u na betaling een exclusieve, eeuwigdurende en onherroepelijke licentie met de broncode; de overdracht van de rechten is een optie in de offerte. In versie 2026-10 was de overdracht de standaard.
• Licentievergoeding en licentiebewijs. De offerte en de factuur vermelden de licentievergoeding (of de overdrachtsprijs) afzonderlijk. Bij elke oplevering krijgt u een licentiebewijs.
• Aansprakelijkheid afgestemd op de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Ekoon, met een duidelijk plafond voor het geval de verzekering niet tussenkomt.
• Herroepingsfunctie voor consumenten op de website en nu ook in het klantportaal, met de wettelijke knopteksten en een ontvangstbevestiging.
• Nieuwe pagina's met de gebruiksvoorwaarden van de website en de wettelijke vermeldingen, en met informatie over overstappen en datalocatie bij SaaS- en clouddiensten (Verordening (EU) 2023/2854, de Dataverordening).
• Bijgewerkte privacyverklaring, cookieverklaring, subverwerkerslijst, AI-transparantie, toegankelijkheidsverklaring en meldprocedure voor illegale inhoud. Bezoekstatistieken met Google Analytics blijven alleen mogelijk met uw toestemming, zoals sinds 23 oktober 2026.

Ekoon bewaart elke vorige versie en houdt ze hier beschikbaar, zodat u altijd kunt nagaan welke tekst op uw overeenkomst van toepassing is.

Hebt u een overeenkomst gesloten onder een versie die hier niet staat, of vindt u uw versie niet terug? Vraag ze op via info@ekoonict.com. U ontvangt ze binnen 5 werkdagen.

Ekoon BV, besloten vennootschap, Gladiolenstraat 23, 3510 Hasselt, België. Ondernemingsnummer 1042.755.146, RPR Antwerpen, afdeling Hasselt. Btw BE 1042.755.146. E-mail info@ekoonict.com, telefoon +32 493 82 99 15, bereikbaar van maandag tot vrijdag van 9.00 tot 17.30 uur.

EkoonAI, EkoonApps, EkoonWeb, EkoonFlow en EkoonICT zijn handelsnamen van Ekoon BV en geen afzonderlijke vennootschappen.

De volledige wettelijke vermeldingen, met de gegevens van onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering, staan in de gebruiksvoorwaarden van de website.

Vragen over deze voorwaarden: info@ekoonict.com. Vragen over persoonsgegevens: privacy@ekoonict.com. Meldingen van illegale inhoud of misbruik: abuse@ekoonict.com.