Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke

Ekoon werkt onder de merknaam Ekoon en met de afdelingen EkoonAI, EkoonApps, EkoonWeb, EkoonFlow en EkoonICT. Dat zijn handelsnamen van Ekoon BV en geen afzonderlijke ondernemingen. Deze verklaring geldt voor alle afdelingen.

Deze verklaring geldt voor de website www.ekoonict.com (ook als u via ekoon.com of ekoonict.be binnenkomt), het klantportaal business.ekoonict.com, de beheeromgeving admin.ekoonict.com, onze e-mails en telefoongesprekken, en alle contacten met Ekoon buiten het internet, zoals een herstelling of een afspraak ter plaatse.

Ekoon heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor onze activiteiten niet verplicht is (art. 37 AVG). Uw vragen komen rechtstreeks bij de bestuurder, Sami Elhamdaoui, terecht.

Een groot deel van ons werk gebeurt in opdracht van zakelijke klanten. We beheren hun IT en Microsoft 365, bouwen en hosten hun websites, apps, klantportalen en AI-assistenten, automatiseren hun processen en herstellen hun toestellen. De persoonsgegevens die we daarbij verwerken, zoals de e-mails van hun medewerkers, de formulieren op hun website of de gegevens in hun applicatie, verwerken we als verwerker (art. 28 AVG): alleen op instructie van die klant en onder een verwerkersovereenkomst. De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke en zijn privacyverklaring is van toepassing, niet deze.

Als verwerker gebruiken we die gegevens nooit voor eigen doeleinden: niet voor marketing, niet om er AI-modellen mee te trainen en niet om ze te combineren met andere gegevens. De subverwerkers die we daarvoor inschakelen, staan op www.ekoonict.com/subverwerkers.

Hebt u een vraag over zulke gegevens, richt u dan tot de organisatie die ze verzamelde. Komt uw verzoek toch bij ons terecht, dan sturen we het binnen 2 werkdagen door naar die organisatie, laten we u weten aan wie, en helpen we die organisatie om u tijdig te antwoorden.

Soms zijn we voor één situatie beide. Een voorbeeld: voor de gegevens op een toestel dat een bedrijf ons laat herstellen, zijn we verwerker van dat bedrijf; voor de contactgegevens van de medewerker die het toestel binnenbrengt en voor onze factuur zijn we zelf verantwoordelijk.

We verwerken persoonsgegevens alleen als we daarvoor een rechtsgrond hebben (art. 6.1 AVG):

• overeenkomst (art. 6.1.b): nodig om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst, zoals een offerte;
• wettelijke verplichting (art. 6.1.c): bijvoorbeeld de boekhoud-, btw- en belastingwetgeving of de digitaledienstenverordening;
• gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): een belang van Ekoon of van een derde dat we hebben afgewogen tegen uw belangen en rechten, zoals een veilige website, het beantwoorden van zakelijke vragen of zakelijke prospectie. U kunt daartegen altijd bezwaar maken (artikel 11);
• toestemming (art. 6.1.a): bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief of voor het tonen van uw logo als klantcase. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

Gegevens die we nodig hebben voor een offerte, een overeenkomst of een factuur, moet u ons geven. Zonder die gegevens kunnen we de dienst niet leveren of de wettelijke factuurregels niet naleven. Andere gegevens, zoals voor de nieuwsbrief, geeft u vrijwillig; weigeren heeft dan geen gevolgen voor onze dienstverlening.

Steunen we op ons gerechtvaardigd belang, dan bezorgen we u op verzoek een samenvatting van de afweging die we maakten.

We vragen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) en geen gegevens over strafrechtelijke veroordelingen (art. 9 en 10 AVG). Stuurt u ons zulke gegevens toch, bijvoorbeeld in een bericht, dan gebruiken we ze alleen voor zover dat nodig is om uw vraag te behandelen, en verwijderen we ze zodra dat kan. Het rijksregisternummer gebruiken we alleen waar de wet dat vraagt (artikel 4.14).

Websitebezoek, serverlogs en beveiliging

Bezoekstatistieken

Meer uitleg over waarom hiervoor geen toestemming nodig is, staat in de cookieverklaring op www.ekoonict.com/cookies.

Contact- en offerteaanvragen

PC Builder en prijsaanvragen voor een pc

Herstellingen: aanvraag, intake, uitvoering en afhaling

Gegevens op toestellen die we herstellen of beheren

Op een toestel dat u ons toevertrouwt, staan vaak persoonlijke bestanden, foto's, berichten en accounts, ook van andere personen. Is het toestel van een organisatie die onze klant is, dan verwerken we die inhoud als verwerker voor die organisatie (artikel 2). Brengt u als particulier een toestel binnen, dan is Ekoon voor die inhoud zelf verantwoordelijk.

Maak vóór een herstelling zelf een back-up van uw gegevens, tenzij we hebben afgesproken dat wij dat doen.

Klanten: offertes, overeenkomsten, uitvoering en support

Facturatie, boekhouding, betalingen en invordering

Klantportaal en beheeromgeving: accounts, beveiliging en logboek

Elektronische ondertekening

Support op afstand

Nieuwsbrief en e-mails over onze diensten

Elke mail bevat een afmeldlink. Afmelden is gratis en werkt meteen.

Zakelijke prospectie en leads

Kregen we uw gegevens niet van u zelf, dan laten we u bij het eerste contact, en uiterlijk binnen een maand, weten van wie we ze hebben en waar u deze verklaring vindt (art. 14 AVG). Elk nummer dat we voor prospectie bellen, controleren we vooraf tegen de Bel-me-niet-meer-lijst, ook als het een zakelijk nummer is, en een verzet respecteren we meteen. Reclame per e-mail sturen we alleen volgens artikel 4.12: een persoonlijk zakelijk adres, zoals voornaam@bedrijf.be, mailen we niet zonder uw toestemming, tenzij u of uw onderneming al klant bent. We gebruiken geen automatische belsystemen en kopen geen adressenlijsten.

Verkooppartners

Freelancers en leveranciers

Sollicitaties

AI-demo op onze website

U ziet bij de eerste interactie dat u met een AI-assistent praat (art. 50 van de AI-verordening). De demo neemt geen beslissingen over u. Meer uitleg staat op www.ekoonict.com/ai-transparantie.

Klantcases, logo's, foto's en getuigenissen

Privacyverzoeken

Herroepingen door consumenten

Meldingen van illegale inhoud, misbruik en kwetsbaarheden

Geschillen, verzekering en verdediging van onze rechten

We geven uw gegevens alleen door aan wie ze nodig heeft voor de doelen in artikel 4:

• verwerkers die in onze opdracht werken, zoals onze database-, hosting-, e-mail-, back-up-, facturatie- (Billit) en AI-leveranciers. Ze sluiten met ons een verwerkersovereenkomst, mogen de gegevens alleen op onze instructie gebruiken en staan met naam, locatie en waarborgen op www.ekoonict.com/subverwerkers;
• freelancers die aan een opdracht of herstelling werken, onder een schriftelijke geheimhoudingsplicht;
• zelfstandige ontvangers: onze boekhouder Bofimac, het Peppol-toegangspunt van de ontvanger van een factuur, onze bank, onze verzekeraar bij een schadegeval, en advocaten of gerechtsdeurwaarders bij een geschil;
• verkooppartners, alleen voor de leads en klanten die zij aanbrachten;
• overheden: de FOD Financiën, de sociale zekerheid, de Gegevensbeschermingsautoriteit, politie en gerecht, alleen als de wet ons daartoe verplicht of een rechter het beveelt.

We verkopen of verhuren uw gegevens nooit en geven ze niet door voor reclame van anderen.

Een verzoek van een overheid buiten de Europese Unie voeren we alleen uit als een internationale overeenkomst dat toelaat (art. 48 AVG). We laten de betrokken klant dat weten, tenzij dat verboden is.

We kiezen een opslaglocatie in de EU waar dat kan. Onze database, de authenticatie en de bestandsopslag staan in de EU (Ierland); onze back-ups in de EU (Amsterdam). Toch komen sommige gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER), omdat een leverancier een Amerikaans bedrijf is, gegevens in de Verenigde Staten opslaat of van daaruit support verleent.

Bij elke doorgifte buiten de EER gebruiken we een van deze waarborgen:

• het EU-VS Data Privacy Framework, een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor Amerikaanse bedrijven die zich daarvoor certificeerden (art. 45 AVG; Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795);
• de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Besluit (EU) 2021/914), waar nodig met aanvullende maatregelen (art. 46.2.c AVG).

Het Data Privacy Framework is geldig. Tegen het arrest dat het bevestigde, loopt wel een hogere voorziening bij het Hof van Justitie, en de Europese gegevensbeschermingsautoriteiten vroegen de Commissie het opnieuw te onderzoeken. Steunen we op het Framework, dan gelden met die leverancier daarom ook standaardcontractbepalingen, zodat de bescherming doorloopt als het Framework zou wegvallen.

Per leverancier:

Een kopie of samenvatting van de waarborgen kunt u opvragen via privacy@ekoonict.com.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Na afloop verwijderen of anonimiseren we ze, waar het kan automatisch.

Gegevens in back-ups verdwijnen automatisch zodra de rotatie verlopen is; tot dan gebruiken we ze alleen om een systeem te herstellen. Zetten we een back-up terug, dan voeren we een eerdere wissing opnieuw uit.

Loopt er een geschil, een fiscale controle of een gerechtelijke procedure, dan bewaren we de gegevens die daarvoor nodig zijn tot die definitief is afgehandeld.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, in verhouding tot de risico's (art. 32 AVG). We volgen daarvoor het kader CyberFundamentals van het Centrum voor Cybersecurity België. In grote lijnen:

• versleutelde verbindingen (HTTPS met HSTS) en een strikt beveiligingsbeleid voor de inhoud van onze website;
• tweestapsverificatie verplicht voor elk account in het klantportaal, de beheeromgeving en onze eigen systemen;
• toegang per rol en per organisatie: de database beslist per rij wie wat mag zien (row level security), zodat een klant nooit gegevens van een andere klant ziet;
• een logboek van elke wijziging, en een nieuwe bevestiging met de authenticator-app voor gevoelige handelingen zoals exporteren;
• een eigen account per persoon, minimale rechten, versleutelde toestellen en snelle beveiligingsupdates;
• formulieren die beschermd zijn tegen spam en misbruik; de publieke sleutel van de website kan gegevens toevoegen, maar niet lezen;
• dagelijkse back-ups en een onveranderbare kopie van ondertekende documenten, met regelmatige hersteltests;
• geheimhouding voor iedereen die voor Ekoon werkt, en een procedure om incidenten en datalekken snel te melden en op te lossen.

Geen enkele beveiliging is volmaakt. Merkt u een beveiligingsprobleem op, meld het dan aan abuse@ekoonict.com, zoals beschreven in de gebruiksvoorwaarden van de website. Gaat het om uw persoonsgegevens, dan kunt u ook privacy@ekoonict.com gebruiken.

Leidt een datalek waarschijnlijk tot een hoog risico voor u, dan brengen we u daarvan zonder onredelijke vertraging op de hoogte, met uitleg over wat er gebeurde en wat u kunt doen (art. 34 AVG). Een datalek met een risico melden we binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (art. 33 AVG).

We nemen geen beslissingen over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, ook niet met AI, en die rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect voor u hebben (art. 22 AVG). We maken geen profielen van u.

We gebruiken AI-toepassingen als hulpmiddel in ons werk, bijvoorbeeld om teksten op te stellen of code te schrijven. Dat gebeurt alleen met zakelijke diensten die de ingevoerde gegevens niet gebruiken om modellen te trainen, en een mens controleert altijd het resultaat. Klantgegevens voeren we alleen in als de opdracht en de verwerkersovereenkomst dat toelaten. Meer daarover op www.ekoonict.com/ai-transparantie.

Onze diensten zijn niet op kinderen gericht. Voor verwerkingen die op toestemming steunen, zoals de nieuwsbrief, moet u minstens 13 jaar zijn (art. 7 van de wet van 30 juli 2018); voor een jonger kind geeft een ouder of voogd de toestemming. Merken we dat we zonder die toestemming gegevens van een kind jonger dan 13 jaar verwerken, dan verwijderen we ze.

Gebruik het formulier op www.ekoonict.com/privacy-verzoek, mail naar privacy@ekoonict.com of schrijf naar het adres in artikel 1. U mag ook bellen of het mondeling vragen; we bevestigen uw verzoek dan schriftelijk. U hoeft geen bepaalde woorden of een bepaald formulier te gebruiken.

We bevestigen de ontvangst binnen 3 werkdagen en antwoorden binnen een maand na ontvangst. Is uw verzoek complex of krijgen we veel verzoeken, dan kunnen we die termijn met twee maanden verlengen. We laten u dat dan binnen de eerste maand weten, met de reden (art. 12.3 AVG).

Een verzoek is gratis. Is een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig, bijvoorbeeld omdat het steeds wordt herhaald, dan kunnen we een redelijke vergoeding vragen of weigeren; we leggen u dan uit waarom (art. 12.5 AVG). Voor bijkomende kopieën kunnen we een redelijke vergoeding vragen.

We vragen niet standaard een kopie van uw identiteitskaart. Alleen bij redelijke twijfel over wie u bent, vragen we bijkomende informatie, bij voorkeur op een eenvoudige manier, zoals een bevestiging vanuit het e-mailadres dat we al van u kennen of een factuur- of dossiernummer. Alles over de werkwijze leest u op www.ekoonict.com/privacy-verzoek.

Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via privacy@ekoonict.com. We zoeken graag samen een oplossing.

U kunt ook klacht indienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 2 274 48 00, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Woont of werkt u in een andere lidstaat van de EU, dan kunt u ook terecht bij de toezichthouder van dat land (art. 77 AVG). U kunt zich ook tot de rechter wenden (art. 79 AVG).

Onze website plaatst alleen cookies die strikt nodig zijn om formulieren veilig te verzenden. Het klantportaal en de beheeromgeving gebruiken daarnaast cookies om u aangemeld te houden en, als u daarvoor kiest, lokale opslag om uw thema te onthouden. We gebruiken geen advertentie-, tracking- of socialemediacookies en laden geen inhoud van derden die u volgt. Alles daarover staat in onze cookieverklaring op www.ekoonict.com/cookies.

We passen deze verklaring aan als onze verwerkingen, leveranciers of de wetgeving veranderen. Bovenaan staat de versie en de datum waarop ze ingaat. Vorige versies kunt u downloaden of opvragen.

Bij een belangrijke wijziging die klanten, gebruikers van het klantportaal of inschrijvers op de nieuwsbrief raakt, laten we dat ook per e-mail of in het klantportaal weten, vóór de wijziging ingaat. Willen we gegevens voor een nieuw doel gebruiken, dan informeren we u vooraf en vragen we, waar nodig, uw toestemming.

Versiegeschiedenis