Polisdocumenten die zichzelf uitlezen
Elke week komen honderden polissen, bijvoegsels en offertes binnen bij dit kantoor. Vandaag worden ze uitgelezen en klaargezet in het beheerpakket. Een medewerker keurt goed.
De situatie
Drie medewerkers typten polisnummers, premies en vervaldagen over in het beheerpakket, document na document.
Een eigen formaat per verzekeraar
Elke maatschappij stuurt haar documenten in een eigen opmaak.
Drie soorten documenten
Polissen en bijvoegsels als pdf, offertes per mail, en wijzigingen die klanten doorgeven.
Wat we bouwden
Een automatisatie tussen de mailbox en het beheerpakket. De dossierbeheerder ziet alleen wat afwijkt.
De automatisatie haalt de documenten uit de mailbox en leest het polisnummer, de premie, de looptijd en de waarborgen uit. Elk gegeven wordt naast de vorige versie van de polis gelegd. Twijfelt het systeem, dan krijgt een medewerker een melding.
Zo loopt het
Van het document in de mailbox tot de polis in het beheerpakket, met een mens tussen het uitlezen en het wegschrijven.
- PdfPolis of bijvoegsel
Een document van een maatschappij.
- MailOfferte
Een offerte die per mail binnenkomt.
- KlantWijziging
Een wijziging die een klant doorgeeft.
- Uitlezen
Polisnummer, premie, looptijd en waarborgen.
- Vergelijken
Elk gegeven naast de vorige versie van de polis.
- Beheerpakket
De bijgewerkte polis, met een verwijzing naar het document.
- Taak
Bij een afwijking, voor de dossierbeheerder.
Waar een mens beslist
Uitlezen, vergelijken en wegschrijven doet de automatisatie. Het nakijken blijft bij de dossierbeheerder.
Drie afspraken
- Een afwijking wordt een taak voor de dossierbeheerder.
- Twijfelt het systeem, dan krijgt een medewerker een melding.
- Wat in het beheerpakket komt, verwijst naar het document waar het vandaan komt.
Het resultaat
Niemand typt polissen nog over. Afwijkingen vallen op voor ze in het pakket staan, en elke wijziging is terug te vinden tot op het document.