Marketing goedkeuren volgens de regels
Eén marketingteam en regels voor financiële communicatie. Elke post, mail en campagne wacht in één poort tot een mens goedkeurt. Daarna pas gaat het naar buiten, en de beslissing blijft staan.
De situatie
Posts, nieuwsbrieven, uitnodigingen en proposities per merk gingen via mail en losse bestanden. Niemand zag in één oogopslag wat er wachtte, wie het al had gelezen, en of een tekst de regels haalde.
Wat we bouwden
Eén wachtrij, de Validatiepoort. De software schrijft voor, toetst de tekst op AI-taal, kwaliteit en risico, en legt elk stuk voor aan een mens.
- Wat er wachtAlle stukken van elk merk in één wachtrij.
- De tekst zoals de lezer hem krijgtZinnen die een probleem kunnen zijn, worden aangeduid.
- Score en risicoAI-taal, kwaliteit en risico voor financiële communicatie.
Die mens keurt goed, wijst af met een reden, herschrijft of plant in. Pas daarna volgt het kanaal. Een uitnodiging die een butler voorstelde, passeert eerst zijn nazicht en daarna de eindvalidatie. Elke stap komt in een logboek.
Zo loopt het
Wat er binnenkomt, wat de software zelf toetst, waar een mens beslist, en wat er daarna gebeurt.
- AutomatischContentmachine
Zes social posts per merk per week. Vaak twee versies van één onderwerp.
- MensEigen inbreng
Een medewerker zet zelf een stuk klaar, per merk.
- AutomatischEvent of campagne
Uitnodiging, herinnering, bevestiging of een stap uit een campagne.
- De Stijlwacht
Meet AI-taal.
- De kwaliteitspoort
Houdt 8,0 aan.
- Het risico
Komt uit vaste regels, niet uit een model.
- Posts
LinkedIn en Instagram.
- Mails
Nieuwsbrief, event, nurture, mandaat, PTAM, propositie.
- Naar buiten
Langs het kanaal van het stuk.
- Terug naar de AI
Met de reden of de opdracht.
- Archief
Met een leerpunt voor het merk.
Wie wat doet
Niet iedereen ziet dezelfde wachtrij, en niet iedereen mag hetzelfde.
Beslist3
- Marketing
Keurt posts en mails van de toegewezen merken.
- Directie
Zelfde recht. Ziet ook wat er recent beslist is.
- Beheerder
Alles van marketing, plus de eenmalige lijstbevestiging.
Nazicht1
- Butler
Leest en past de mail van de eigen avond aan. Verstuurt nooit alleen.
Tweede ogen1
- Juridisch
Hoog risico, mandaat en fonds. De poort kan tijdelijk uit staan.
Beperkt1
- Investments
Alleen de rapportering en de PTAM-update.
Twee afspraken die het organigram sluiten
- Een avond die marketing of directie zelf aanmaakte, heeft geen butlerstap. De butler die host is, kan lezen en aanpassen, niet goedkeuren.
- Hoog risico, mail, een website-artikel en een eventmail met twee stappen gaan nooit mee in een bulkgoedkeuring.
Vijf beslissingen
Goedkeuren is kiezen. Van twee versies van hetzelfde onderwerp gaat de andere naar het archief. Afwijzen geldt alleen voor de versie die open staat.
Goedkeuren
De AI zoekt een vrij tijdstip, u kiest zelf, of het gaat direct.
- Wat niet samen magAlleen laag risico met een score vanaf 8,0 mag in één keer mee. Mail, een website-artikel, juridisch werk en een eventmail met twee stappen blijven stuk voor stuk. Hoog risico vraagt een bewuste bevestiging.
Een uitnodiging
Stelde een butler de avond zelf voor, dan verlaat de mail de poort in vier stappen. Anders volstaat één goedkeuring.
- 1Stap 1Butler
Leest, past aan, laat een opmerking.
Nazicht klaar. Er vertrekt niets.
- 2Stap 2Eindvalidatie
Marketing of directie leest de tekst, met de opmerking van de butler erbij.
- 3Stap 3De lijst
De beheerder bevestigt eenmalig het aantal, of typt CONFIRM.
- 4Stap 4Verzending
Resend, op het moment van het event. Per ontvanger een laatste controle.
- De butler die op die avond host is, kan de tekst lezen en aanpassen. Goedkeuren kan hij niet.
- Zolang het nazicht van stap 1 ontbreekt, weigert de poort de eindvalidatie, ook als iemand het toch probeert.
Na de goedkeuring
Goedkeuren is een vrijgave. Social, mail, een uitnodiging, een propositie, een artikel en een script volgen daarna elk hun eigen pad.
- SocialLinkedIn of InstagramHoogstens één post per merk per dag, twee per week. The Private Equity Code: drie. Minstens 40 uur ertussen. Een tijdgebonden post mag erbij.
- E-mailNieuwsbrief en reeksenVia Resend, volgens de stand van dat mailtype: concept, proef of live. Staat de verzendmotor uit, dan vertrekt er niets.
- EventmailEerst de lijstDe tekst is vrij. De mail blijft in de wachtrij tot de beheerder de lijst eenmalig bevestigt. Daarna Resend, vast aan de eventdatum.
- PropositieNaar de partnerMeteen via Resend naar het contact in het register. Zonder bruikbaar adres vertrekt er niets en blijft de propositie in de poort.
- WebsiteArtikel, per stukNaar de site van het merk. Nooit in een batch: elk artikel wordt apart beoordeeld. Alleen een merk met een eigen site.
- Geen publicatieScript voor opnameEen macro-script is geen post. Goedkeuren betekent: het script is klaar voor de opname.
- Over alle merken samen: hoogstens twee social posts per kanaal per dag, met minstens twee uur ertussen.
- Losse advertentieteksten komen niet meer in de poort. Advertenties bestaan alleen nog binnen een campagne.
Het resultaat
Niets gaat naar buiten zonder een mens. Een afwijzing wordt een les voor de volgende tekst. Gevoelige stukken kunnen langs een jurist. Bij een controle ligt per stuk vast wie het wanneer heeft goedgekeurd.